事務所 引越し 段取り

事務所の引越しの段取りは??

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オフィスや事務所を引越ししようと思ったのであれば
前もって準備をしっかりしておく必要があります。
段取り良く行うことでスムーズに事務所引越しが可能になりますし、
仕事に支障が及ぶ危険性もなくなります。
ここでは事務所の引越しにおける段取りについて考えてみましょう。

 

事務所の引越しは時間と手間がかかる

事務所の引越しをする場合、現在の事務所の解約を行わなければなりませんし、
移転計画の立案や引越し作業などたくさんの手配、確認作業が必要になります。
数ヶ月〜半年かけて事務所の引越しを行うというケースも多いでしょう。

 

事務所引越しの流れとは?

現在の事務所の契約内容の確認

事務所引越しの流れとしては、まずは現在の事務所の契約内容を確認することから始まります。

解約予告期間を確認し、原状回復は誰がどこまで行うかも
この時点で確認しておく必要があります。
また原状回復を行う場合、どの業者に依頼するのか
その業者の選択、依頼手配もおこないます。
また預託金の返還時期なども調べておく必要があります。
現在の事務所で押さえておきたいポイントは
解約予告期間と預託金、原状回復についてになります。

 

事務所の移転計画を立てる

次に事務所の移転計画を立案します。
まずは現在の事務所での問題点をいくつか抽出してみます。
移転のスケジュールを決定し、その引越しに関わるメンバーを選出していきます。

予算や賃料の算出、必要面積なども
計画時にしっかりと明確にしておくようにしましょう。
現在の事務所の生産性、コスト、働くスタッフの満足度などを比較検討し、
事務所移転の目的、予算、スケジュールなどをしっかりと確認します。
希望する物件の条件がわかれば計画を進めていきましょう。
計画段階においてしっかりと要件を決めておかなければ
事務所の引越し自体の進捗が遅れてしまうこともあるので注意が必要です。

 

新しい事務所の物件選び

移転計画を立案したら、次は新しい事務所の物件選びを行いましょう。
必要面積、上限賃料などを確認し、物件の周辺設備の環境も確認します。
飲食店や銀行などはあるかなどをチェックしておくとよいです。
また公共交通機関は充実しているか?
交通費の負担なども会社として知っておく必要があります。

 

オフィスビルに移転するばあいにはエレベーターやエントランス、
外観などの共用設備はどうなっているかもきちんと調べておく必要があります。
またトイレ、空調、電気容量、ネットワーク環境、駐車場、
セキュリティーなどもきちんと調べておきたいポイントですね。

 

管理人はいるのか?設備点検、清掃、出入口の開閉時間なども知っておくと便利です。
管理状況も忘れずに調べておきましょう。
予算や面積などの条件に合致した物件が見つかれば、
その他の設備面で問題はないか?立地条件は大丈夫か?などを確認してみましょう。

 

物件の賃貸条件表やパンフレット、平面図などを見ながら検討していき、
いくつかの物件を候補にあげるとよいでしょう。
いくつかの物件に絞った段階で実際に物件を見に行ってみましょう。
現地見学では最寄駅からの所要時間や周辺環境、
ビルの管理状況などもしっかりと確認しておくことをおすすめします。

 

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新しい事務所が決まったら?

新事務所の契約

新しい事務所の物件が決まったら、新事務所の契約を行います。
契約申し込みには会社概要などを書いた必要書類を提出します。
また印鑑証明、登記簿当方、会社実印なども必要になります。
物件に関する契約だけではなく、駐車場契約や清掃契約も
必要になりますのでそれらの契約も忘れずに行うようにしてください。

 

オフィスを契約する時には必要な書類が多数発生します。
契約段階になって書類記入漏れなどがないように、
事前にしっかりと資料準備をしておかなければなりません。

 

引越し

新事務所への契約が決まれば、次は引越しです。
新しい事務所へ移転する際の準備として、
レイアウトの作詞江、電話、FAX移設業者の選定、
電話回線の確保、OA機器移設業者の選定、
機器リース会社への連絡などが必要です。
また内装工事を行う場合には、内装工事業者の選定も重要です。

 

事務所が引越しした後には、

あいさつ状なども送付しなければなりませんので、
送付先リストや案内文の作成、宛名書きなども事前に行っておきます。
引越しした当日には発送されている状態にしておかなければなりません。
また関係官庁への届け出も必要です。
法務局、税務署、社会保険事務所、労働基準監督署、
公共職業安定所、警察署などへの連絡も忘れないようにしましょう。

 

現在の事務所から新しい事務所へ移転する際にレイアウトを変えるケースもあるでしょう。
各専門の業者への手配を忘れずに手続きを行ってください。
事務所移転をメインに行うプロジェクトメンバーを選定しておくことで
漏れがない事務所引越しができるでしょう。
役割分担をしっかりと行い、スケジュールを明確にすることで
進捗率を下げずに事務所移転がスムーズに行えるようになります。

 

実際に荷物を搬出、搬入する際には廃棄物の処分、備品の梱包などを行います。
移転段取り、退去段取りをしっかりと確認してみましょう。

 

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